Como sabemos, las empresas son susceptibles de ser sancionadas por los actos de corrupción realizados por personas físicas que actúen en su nombre, representación o beneficio, por lo que se enfrentan a grandes desafíos para garantizar que se cumplan las reglas provistas por la ley y las mejores prácticas en la materia; y es que aventurarse a ser sancionados no debe ser opción, la empresa y sus directivos no pueden darse el lujo de ignorar este escenario.
Desafortunadamente, podemos observar, en casos recientes, a empresas enfrentando procesos legales o consecuencias económicas por violaciones a compromisos éticos o de integridad, en donde son evidentes dos errores que suelen venir juntos y parecen ser muy comunes.
El conocido fenómeno como “head in the sand”, es decir, que el gobierno corporativo se desentiende de todo lo relacionado con la integridad de la empresa o hace como si nada pasara, mientras que ciertas conductas irregulares ocurren. Y, el otro, los “programas de papel”, en donde usualmente encontramos que se adoptan aparentes programas de integridad que son una copia o impresión de documentos en carpetas simbólicas que concentran un código de ética y algunas políticas de integridad, pero son solo eso, conjuntos de documentos inertes y que no fueron creados para la empresa, por lo que sólo son compromisos retóricos; creyendo con ello, que pueden eludir su responsabilidad de debido control. Estos dos errores pueden derivar en responsabilidades legales y reputacionales, con sanciones o perdidas económicas importantes.
La Ley General de Responsabilidades Administrativas establece siete elementos mínimos a cumplir, con características específicas, que deben ser considerados en el desarrollo e implementación del programa de integridad, y resalta notablemente que éste debe ser “adecuado”, hecho que será factor definitivo al momento de determinar la responsabilidad y, en su caso, al sancionar a la empresa (incluso, de no cumplirse, podría llegar a la disolución) por casos de corrupción en que se encuentre vinculada. Esto quiere decir que los programas deben estar ajustados a su realidad, operación y funcionamiento.
Tomemos al sistema de denuncias, como ejemplo, para ilustrar a qué se refiere al decir que deben ser adecuados. Éste, puede ser generado inicialmente para uso del personal interno, pero eventualmente tendrá que extenderse respecto a terceros relacionados, atendiendo a la evaluación de riesgos realizada previamente; por lo cual, empresas grandes o con una mayor dispersión geográfica pueden contratar a proveedores especializados para crear y administrar su sistema de denuncias; sin embargo, esta alternativa, puede ser demasiado costosa para pequeñas organizaciones o traer inconvenientes para otras. Por el contrario, podría ser más adecuado usar otras opciones, como las políticas de puertas abiertas (acceso directo a propietarios, directores u oficial de cumplimiento) o inclinarse por hacer uso de cajas para denuncias en las instalaciones, en empresas con poco personal o en aquellas que se concentran en una misma sede; en estos casos, acompañándose de líneas telefónicas y correos. En cualquier caso, los sistemas de denuncias deben basarse en protocolos bien definidos sobre su atención y procesamiento, y proveer un oportuno seguimiento y reporte de las denuncias.
En conclusión, además de cumplir con estándares básicos en su desarrollo e implementación, será necesario que el sistema de denuncias, sea “adecuado” a la realidad, funcionamiento y operación de la empresa.
Echar a andar un programa de cumplimiento de papel o actuar con una conducta “head in the sand” puede salir muy caro para la empresa, no sólo en lo económico, por derrochar recursos en gastos inefectivos, sino que, además, sitúa a la empresa en un incumplimiento a la obligación del deber de cuidado. Son dos errores muy caros.
POR PABLO ESCUDERO MORALES
ESPECIALISTA EN COMPLIANCE ANTICORRUPCIÓN Y CREADOR DEL PEIC (PROGRAMA DE ÉTICA INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO)
@PABLOESCUDEROM