En tiempos de aislamiento por la pandemia del coronavirus, que el día de hoy ha sido declarada fase 2 en México, existen herramientas digitales como las aplicaciones o apps, que pueden ayudar a mantener la comunicación de la empresa mientras se realiza Home Office.
Gracias a las tecnologías de la información, actualmente existen varias opciones para comunicarse y mantener contacto social en las empresas, pues la comunicación es un elemento indispensable para lograr el desarrollo y ejecución de proyectos.
Las siguientes plataformas y apps, son herramientas gratuitas y sencillas de utilizar para realizar reuniones empresariales, en línea, que permiten funciones como, mostrar pantalla, realizar videollamadas, compartir documentos, entre otras.
Google Hangouts Meet
Hangouts Meet, antes llamada Google Hangouts, es una de las plataformas gratuitas más utilizadas en la actualidad para comunicarse y colaborar de forma remota.
Pros
- Esta herramienta se puede implementar con otros servicios en la nube de Google, como lo es Google Docs para compartir y trabajar archivos al mismo tiempo desde cualquier tablet, pc, o smartphone.
- En el paquete básico, gratuito, es posible tener una videollamada con hasta 100 personas participando, así como 250 participantes por llamada o hasta 150 participantes en un chat grupal, sin vídeo o audios.
- Google es una de las compañías que se ha solidarizado ante el brote de coronavirus liberando varias funciones de su servicio empresarial, sin costo, a todo el mundo hasta el 1 de julio.
Contras
- Las funciones de seguridad y control para archivos, contraseñas, correos y conferencias se encuentra disponible a partir de la versión Business, de pago.
- Almacenamiento en la nube limitado a 30 GB, sin se almacenan únicamente documentos este espacio suele ser suficiente.
- No permite llamadas a números fijos o celulares.
¿Cómo utilizarlo?
Para comenzar a utilizar esta herramienta es necesario que los participantes tengan con una cuenta de correo gmail, y seguir los siguientes pasos.
Skype
Skype se ha posicionado como una de las plataformas preferidas de las empresas para poder comunicarse de manera efectiva con sus colaboradores. Esta herramienta de Microsoft, se ofrece como una alternativa eficaz para la comunicación laboral a distancia.
Pros
- Es un servicio que permite comunicarse a través de internet, para realizar llamadas y videollamadas a cualquier parte del mundo, inclusive es posible comunicarse con números fijos y celulares.
- Skype es fácil y rápido de instalar.
- Llamadas telefónicas gratuitas a otros usuarios de Skype en cualquier parte del mundo.
- Las llamadas con Skype tienen buena calidad de sonido y son seguras.
- Skype funciona en varios dispositivos, como la Pc, teléfonos móviles, tabletas, consola de videojuegos Xbox y con Alexa.
Contras
- La versión gratuita puede disponer de videollamadas grupales para un total de 50 personas, para más usuarios se requiere contratar la versión empresarial.
- Algunos de los servicios de llamada a números fijos o celulares tienen costo por minuto, dependiendo de la zona en que se encuentren variá la tarifa.
- Se puede llegar a tener contactos no deseados, debido a que se pueden agregar por direcciones de correo electrónico o usuarios.
- El buzón de voz tampoco es gratuito.
¿Cómo utilizarlo?
Para comenzar a utilizar esta herramienta es necesario que los participantes tengan con una cuenta en Skype o hotmail, o en su defecto que creen una y posteriormente sigan los siguientes pasos.
Zoom
Zoom es otra de las herramientas para videoconferencias con mensajería en tiempo real e intercambio de contenido, que ha comenzado a tener más fuerza en los últimos años para convertirse en una herramienta empresarial.
Pros
- Zoom reúne varias herramientas interesantes para trabajo empresarial, como lo son reuniones en línea, seminarios web, salas de conferencias, sistema telefónico, y mensajería instantánea.
- En versiones gratuitas es posible comunicar hasta 100 usuarios.
- En versiones empresariales se pueden unir hasta 1,000 participantes con vídeo y 10,000 espectadores.
- Tiene la función de levantar la mano, que ayuda muy bien con la discusión.
Contras
- La versión gratuita permite una llamada grupal de máximo 40 minutos.
- La versión gratuita no permite grabar ni almacenar la videollamada, esta función viene activada a partir de la versión Pro, de pago.
- Reuniones 1 a 1 limitadas, en la versión gratuita.
¿Cómo utilizarlo?
Para comenzar a utilizar esta herramienta es necesario que los participantes tengan una cuenta registrada en Zoom, o en su defecto que creen una, y posteriormente sigan los siguientes pasos.
Remotehour
Remotehour es una "nueva" aplicación, no tan conocida, que permite reunir a un equipo de trabajo en "oficinas virtuales" permitiendo comunicarse únicamente cuando el usuario esté "disponible".
Pros
- Permite en la videollamada compartir la pantalla y activar ventana de chat dentro de la misma videollamada.
- Adicionalmente contarás con un buzón de mensajes, donde cualquier integrante del equipo podrá dejar notas en caso de que no te encuentres en línea.
- Esta herramienta también se puede enlazar con Slack, para tus videoconferencias.
- Es una herramienta web que no requiere instalación.
- No tiene que fijar un horario, Remotehour permite conectarse cuando el usuario está en línea en la aplicación.
Contras
- Es una aplicación en desarrollo, la cual ha sido pensada como una apps para realizar home office, que podría tener algunos errores de funcionamiento, hasta el momento no se cuenta con mucha información al respecto.
Para comenzar a utilizar esta herramienta es necesario que los participantes tengan una cuenta de gmail, o en su defecto que creen una, y posteriormente seguir los siguientes pasos.
Otras herramientas para videollamadas
Otras apps que permiten hacer videollamadas, son utilizadas diariamente por millones de usuarios en todo el mundo, tal es el caso de aplicaciones como Facebook Messenger y Whatsapp, aunque no están tan optimizadas como las anteriores, sin duda nos ayudarán durante el Home Office.
Houseparty es otra app que posibilita realizar videollamadas de hasta 8 personas, además de poder disfrutar de juegos y otras actividades para que los usuarios se entretengan y convivan remotamente.
Si no quieres descargar ninguna aplicación nueva, también puedes optar por usar directamente WhatsApp para hacer videollamadas, que permite conectar hasta un máximo de 4 personas, al mismo tiempo.
Como ocurre con WhatsApp, Facebook Messenger también permite hacer videollamadas en las que podrán participar hasta 6 personas, en la que se pueden unir hasta 44 usuarios más, aunque sólo podrían usar el vídeo 6.
Por Redacción Digital El Heraldo de México – MHL