Archivos “vivos”, una obligatoriedad

El 15 de diciembre vence el plazo para implementar el Sistema Institucional de Archivos en todos los sujetos obligados

Naldy Rodríguez / Columnista de El Heraldo de México
Naldy Rodríguez / Columnista de El Heraldo de México

En los rincones de las oficinas grises, un montón de documentos yacen apilados… A simple vista parecen sólo papeles olvidados, pero no. Representan la memoria histórica de un gobierno, de un estado o de un país.

Como reza el refrán: No hay fecha que no llegue, ni plazo que no se cumpla. El 15 de diciembre vence el periodo para la implementación del Sistema Institucional de Archivos en cada uno de los sujetos obligados y pocos saben que su vencimiento está a la vuelta de la esquina.

Aunque la mayoría de estados no ha homologado su legislación a la Ley General de Archivos que entró en vigor el 15 de junio, igual deben cumplir con el inicio de este sistema que busca acabar con el desdén y el rezago en la gestión documental de las instituciones públicas.

Al menos antes de que acabe el año, deberían estar el nombramiento del coordinador de archivos con los titulares de las cuatro áreas operativas: correspondencia, archivo de trámite, de concentración e histórico; además de las herramientas para la organización de la documentación, dicen las autoridades del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y del Archivo General de la Nación.

Hay unos 30 mil archivos (hablando de los espacios físicos donde se guarda documentación oficial) y la mayoría no tiene ni pies, ni cabeza.

Por miedo o desidia, la gestión documental siempre se pospone o menosprecia, cuando es la base para garantizar el acceso a la información y con ello la transparencia y la rendición de cuentas.

Representantes de los sujetos obligados coinciden en que será difícil la implementación, cuando no hay reglamento.

Tampoco hay lineamientos, ni formatos para que todos caminen por el mismo sendero, el de la organización, de manera lógica y cronológica.

Se debe transitar a la automatización y sistematización digital, para la preservación de la información que esté contenida en los documentos que generan las autoridades en el cumplimiento de sus funciones y atribuciones. Esto, con el apoyo de las nuevas tecnologías y aplicaciones, algunas gratuitas, pero otras deberán pagarse o crearse a la medida de cada institución.

Indudablemente, para lograr todas las acciones, mecanismos e instancias que contempla la Ley General de Archivos, será indispensable la capacitación. Incluso, la normatividad lo refiere en al menos 12 artículos. Actores y ciudadanos pueden proponer estrategias y soluciones, porque el Archivo General de la Nación, el INAI y los sistemas locales no se darán abasto.

Los mal llamados archivos muertos sin duda son archivos vivos que hablan de la historia de una institución, sus procedimientos, sus acuerdos y decisiones que, sin duda, han impactado en el día a día de los ciudadanos. La preservación de la memoria histórica debe ser prioridad, no es un asunto de voluntad, sino de obligatoriedad.

 

 

 

 

 

POR NALDY RODRÍGUEZ

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